Une méthode simple pour établir un pré-diagnostic avec l'aide d'un tiers.
A quoi cela sert ?
Une bonne méthode, pour progresser dans la pertinence du système d'information de l'entreprise, consiste à analyser l'existant sans chercher systématiquement à documenter les défauts connus de tous. Il s'agit d'un pré-diagnostic.
Comment cela marche ?
L'analyse en Y des progiciels selon les types d'activité :
La méthode proposée, autrement appelée méthode de l'entonnoir, vise à représenter graphiquement du haut vers le bas l'arête centrale du système d'information de l'entreprise.
Cette représentation distingue également les parties actives des parties passives du système d'information : l'automatisation de certaines tâches permet, en effet, de placer dans la partie basse les données résultantes de certains traitements permettant d'assurer la gestion de l'entreprise.
Combien cela coûte ?
Une analyse de ce type peut être réalisée simplement avec l'aide d'un conseil (expert-comptable, éditeur, conseil...).
Comment font-ils ?
Les deux branches du Y (ou le haut de l'entonnoir) sont constituées par les fichiers permanents. Il s'agit des principaux fichiers statiques utilisés en permanence par l'entreprise :
- Celui des clients, élément essentiel de l'entreprise, répond à la question " vendre à qui? ".
- Celui des articles, autre élément fondamental, répond à la question " vendre quoi ? ".
Le point central du Y (ou le creux de l'entonnoir) collecte les informations issues des fichiers permanents dans des fichiers dynamiques appelés fichiers de mouvement :
- Celui des lignes de facturation, par exemple, répond à la question " vendre comment ? ".
Cette présentation met en évidence la notion de données ou référentiels (les fichiers permanents) et la notion de traitements (les fichiers de mouvements).
Observons que la branche du Y (ou le tube de l'entonnoir) est également l'emplacement de certains traitements (calcul des informations du pied de facture et report au débit du grand livre des clients) : il s'agit là de traitements passifs pour lesquels aucune saisie complémentaire n'est nécessaire, alors que les traitements effectués pour préparer les fichiers de mouvements sont guidés par l'opérateur qui saisit des informations complémentaires (quantité facturée par exemple).
Comment progresser ?
Une telle analyse permet de structurer la démarche. On parle de cartographie ou de périmètre : ces termes géographiques en disent long sur la rigueur nécessaire.
L'utilisation du tableur a souvent permis une transposition progressive des organisations antérieures.
