Organiser le classement, collecter, diffuser, créer, rechercher et sécuriser sont là les objectifs visés.
A quoi cela sert ?
Il s'agit, au-delà des applications personnelles les plus utilisées (traitement de texte, tableur, présentation sous forme de diaporama, création d'images), pour l'entreprise de recenser, collecter et rendre accessible dans des conditions déterminées un ensemble de documents aux différents acteurs et/ou partenaires.
Comment cela marche ?
Ainsi définie, la Gestion Electronique de Documents (GED) - on parle aussi de Gestion Electronique d'Informations et de Documents Existants (GEIDE) - comporte deux phases distinctes:
- la partie constitution de la base documentaire dont la scannérisation constitue un élément-clé pour la documentation papier ;
- le classement et l'indexation pour permettre une recherche thématique aisée.
Combien cela coûte ?
Les applications de base restent raisonnables avec, cependant, des fonctionnalités limitées :
- structure arborescente interactive, scannérisation interactive dans l'arborescence, reconnaissance des caractères (nécessaire pour la recherche par le contenu), possibilité de glisser-déposer des documents bureautique...
De nombreuses autres fonctionnalités supplémentaires sont proposées :
- recherche par le contenu, protection des documents, identification authentification des utilisateurs, notions de rédacteur et superviseur, archivage en format PDF, accès par navigateur, traçabilité des recherches, journalisation des accès...
Le prix de telles applications représente un investissement substantiel, cependant les mises à jour sont heureusement abordables.
Comment font-ils ?
L'achat de licences collectives semble être la meilleure solution.
L'apparition des logiciels libres (on ne paie que le support) tels que la suite OPEN OFFICE ou STAR OFFICE permet dorénavant de doter le plus grand nombre d'utilisateurs d'un tableur, d'un traitement de texte dans des conditions très avantageuses.
L'achat de scanners et photocopieurs numériques conduit nombre d'utilisateurs à exploiter le format PDF, qui permet notamment de conserver des documents en l'état en cas de consultation et de les stocker dans un espace plus réduit. Il s'agit de l'articulation naturelle entre la bureautique et la Gestion electronique de documents...
Comment progresser ?
Un mode de classement reconnu de tous les utilisateurs de la base documentaire est indispensable :
La structure du classement et son contrôle (tout nouvel article ou document doit y être inséré selon des règles précises) doit être limitée en profondeur (par exemple : titre, chapitre, document pour une structure à trois niveaux) et également répondre à des obligations de sécurité ponctuelles sans modifier les habitudes des utilisateurs. Le serveur est bien entendu le support physique de celle-ci, et la hiérarchie et les moteurs de recherche constituent le support logique.
En ce sens, signalons l'expérience thématique de certaines professions qui ont rendus publiques des nomenclatures (mode de classement) . C'est le cas de l'éducation nationale dans le secteur de l'enseignement primaire.
Toute réflexion sur ce thème ne peut être dissociée des problèmes de sécurité (habilitations) et de sauvegarde.
En ce sens, l'expérience INTERNET EXTRANET INTRANET est précieuse : un ensemble de méthodes d'accès et de classement en constitue les fondements.
