A l'apparition des micro ordinateurs, dans les années 1980. deux familles différentes de programmes permettant de les utiliser se sont développées parallèlement :
- Des programmes de bureautique à vocation généraliste tels que le traitement de texte et le tableur, dont l'utilisation permet a chacun d'y introduire ses propres règles;
- Des programmes de gestion tels que la comptabilité, la facturation et la paie, où les règles d'utilisation sont fixées par la loi, les décrets et les règlements.
A quoi cela sert ?
Ces progiciels de base constituent le socle du système d'information historique de l'entreprise:
- La comptabilité permet, après saisie d'informations répétitives tout au long de l'année, conformément aux dispositions du code de commerce et aux règles comptables en vigueur, de présenter des états financiers avec la situation active et passive de l'entreprise a la clôture de l'exercice ainsi qu’un compte d'exploitation.
- La facturation permet à l'entreprise de facturer ses clients, en respectant la législation quant au contenu, aux mentions obligatoires et concernant la conservation et l'archivage {journal de ventes...}.
- La paie permet à l'entreprise, outre la préparation et l'impression des bulletins à l'attention des salariés, d’établir les états récapitulatifs destinés aux organismes sociaux et à l'administration fiscale.
Comment cela marche ?
Les créateurs des premiers progiciels poursuivaient le double objectif de séduction et d'adaptation au plus grand nombre d'entreprises rencontrées :
Souvent d'une relative simplicité, ceux-ci se limitaient aux opérations de base {saisie et impression des états recherches}, laissant aux utilisateurs quelques difficultés dans les cas particuliers.
De nombreux progrès intervenus récemment ont rendus ceux-ci très conviviaux, limitant la période d'apprentissage, tout en étendant leurs fonctionnalités de façon considérable, sans pour autant les rendre universels.
Combien cela coûte ?
Les dizaine de milliers d'utilisateurs et la progression spectaculaire des outils de programmation ont permis aux éditeurs de proposer des solutions individuelles a partir de 200 € pour l'un de ces progiciels.
Comment font-ils ?
Mais ces avantages ne sauraient masquer une vocation généraliste.
La structure des progiciels comptables a su évoluer vers une analyse toujours plus fine.
La structure des progiciels de gestion commerciale permet à la petite entreprise de facturer, mais elle éprouve souvent des difficultés lors de l'intégration de nouveaux cycles ou fonctions (stocks, tarification...).
Enfin les progiciels de paie ont une grande difficulté à suivre une législation en mouvement perpétuel, malgré les efforts considérables des éditeurs.
On retrouve à titre d'exemple, parmi eux,
API
,
COMPTANOO
,
CIEL
,
EBP
,
SAGE
....
Observons que les outils de bureautique sont souvent venus ébaucher ou compléter cette démarche.
Comment progresser ?
Ces progiciels servent de tremplin dans l'organisation et constituent souvent la première étape dans le monde numérique pour l'entreprise :
- La comptabilité devient l’outil de relance des clients ;
- La facturation devient l’outil de gestion des stocks et la paie devient quelquefois l’outil de gestion des temps passés dans les services si elle n’est pas sous-traitée ou déléguée ;
- L'utilisation du tableur a souvent permis une transposition progressive des organisations antérieures.
