Externalisation, sous-traitance, infogérance ou encore Outsourcing sont 4 mots qui signifient la même chose : confier à une entreprise extérieure la prise en charge, la gestion et l'optimisation de processus. Vous pouvez ainsi externaliser des fonctions (finance, comptabilité, gestion de la relation client…), des applications informatiques (mise à jour du système d'information, nouvelles fonctionnalités, création d'un site Web…), ou encore l'infrastructure technologique (hébergement d'un site ou de serveurs, gestion du réseau, maintenance à distance…). L'atout majeur pour l'entreprise cliente, est de pouvoir se concentrer sur son métier et réaliser des économies, et non plus réunir toutes les compétences. Il devient même théoriquement possible qu'une entreprise ne soit gérée que par son fondateur et que tous les autres métiers soient externalisés : fabrication, gestion, commercialisation…
Le principe de base pour externaliser des compétences est de partir d'un cahier des charges, c'est-à-dire, de définir précisément ce que l'entreprise souhaite traiter à l'extérieur et le budget alloué. Ensuite, cela peut passer par un appel d'offre auprès des sociétés spécialisées dans l'outsourcing comme Accenture, Unilog, IBM ; par une présélection de prestataires ; et par la rencontre avec un commercial accompagné d'un ingénieur. Attention toutefois à un aspect incontournable de cette méthode : le contrat. Si l'activité de sous-traitance est réglementée, celle de l'outsourcing ou de l'externalisation n'a pas de fondement juridique. Il faut donc être très précis dans le contrat : savez-vous qu'un client a un devoir de collaboration avec un fournisseur suite à la signature d'un contrat ? Savez-vous qu'il est impératif pour un client d'élaborer un cahier des charges destiné au fournisseur, sinon la responsabilité de ce dernier, en cas de problème, pourra être rejetée ? Certaines entreprises clientes font signer une clause de confidentialité auprès de sociétés consultées lors d'un appel d'offre. De plus, les négociations juridiques doivent s'effectuer en parallèle aux négociations commerciales et techniques et non a posteriori.
Il n'existe pas de coût type pour une prestation d'externalisation. A titre d'exemple simple, le site Internet Paie-Online.fr qui peut prendre en charge la gestion de la paie et de l'administration du personnel, propose des tarifs de l'ordre de 11€/mois/employé pour une entreprise de 20 à 49 personnes. Pour la création d'un site Internet, le prix peut varier de 2 000 à 10 000 € selon les souhaits des entreprises et la technique développée en arrière-plan (commerce électronique, gestion des documents…). Pour des prestations plus importantes, le montant résulte des négociations entre clients et prestataires.
La division outsourcing d'Oracle a retenu Colt comme fournisseur privilégié de son service d'externalisation et de télémaintenance d'applications. Aujourd'hui, l'opérateur britannique est le seul partenaire européen d'Oracle pour ce service. Pour louer leurs applications auprès d'Oracle, les clients demeurent néanmoins libres de passer par un autre prestataire télécoms que Colt. Et ce au cas où Oracle télémaintiendrait les applications sans les héberger lui-même dans ses centres. De son côté, Accor Hôtels a confié à un prestataire extérieur, Thales IS, la sécurisation de son informatique centrale hôtelière. L'externalisation de l'hébergement a permis de placer le coeur de son système dans une salle souterraine. Les serveurs d'Accor Hôtels situés dans le centre de Thales IS à 10 m sous le sol, abritent le système d'information de production, construit autour de bases de données Sybase. Il héberge de plus en plus d'applications : les réservations, la paye, le site Web…
D'après une étude d'IDC sur " le marché de l'infogérance en France : bilan et perspective 2002-2007 ", les sociétés de services ont rapidement développé des offres globales permettant de fournir à leurs clients des prestations allant du conseil à l'exploitation de tout ou partie de leur système d'information.
IDC estime à 15 à 20 % du montant du contrat d'infogérance les revenus supplémentaires qu'il génère. Du coup, même si les grands acteurs classiques (IBM, Atos Origin, Cap Gemini Ernst & Young, EDS…) dominent toujours, de plus en plus de SSII (Société de Service et d'Ingénérie Informatique) se positionnent sur ce marché. Des acteurs comme Unilog ou GFI Informatique ont clairement formalisé leur offre dans ce domaine.
IDC prévoit pour l'infogérance une croissance moyenne de 7,6 % pour cette année, et de 8 % jusqu'en 2007. L'étude mentionne également deux phénomènes nouveaux : la montée en puissance des offres de BPO (Business Process Outsourcing), qui permet aux entreprises d'externaliser la gestion informatisée de certaines fonctions transversales (ressources humaines, comptabilité, finances, etc.), et l'arrivée de l'infogérance "on demand", promue par IBM et HP.
L'étude constate, en outre, que le marché évolue progressivement vers les PME-PMI. Pour les prestataires, le marché des petites entreprises constitue un réservoir de croissance pour les prochaines années.