L'EFI, pour échange de formulaires informatisé, vous l'avez vraisemblablement utilisé du temps, pas si lointain, des services Minitel. L'avènement d'Internet permet d'y adjoindre le confort et la puissance de votre ordinateur. ADSL recommandé…
A quoi cela sert ?
L'EFI permet, après connexion à un site Internet, de compléter un "formulaire" de manière interactive.
- Objectif : substituer à un formulaire papier, un formulaire électronique. En règle générale, le site ou le portail offreur du service propose visuellement à l'écran un formulaire électronique qui a la couleur et le format du formulaire papier auquel il se substitue, l'interactivité en plus : contrôle en temps réel des données saisies (présence, type de données, cohérence inter-zones…). On citera, pour exemple, la déclaration de revenus pour le calcul de l'impôt des personnes physiques (IRPP). Le plus souvent, pour accéder au service (à la téléprocédure), il est nécessaire de s'identifier préalablement. Selon le type de téléprocédure et d'offreur, l'identification s'accompagne d'une vérification du certificat électronique, nécessaire pour la sécurité globale de l'échange (téléprocédures fiscales notamment).
- Lorsqu'une identification préalable est nécessaire, le formulaire est personnalisé à la situation à traiter. Exemple : la déclaration annuelle des revenus des personnes physiques (prise en compte des données saisies après contrôles et indication, en retour et en instantané, du montant de l'impôt).
- Plus élaborées, les téléprocédures fiscales et sociales destinées au monde de l'entreprise offrent également la possibilité de dématérialiser non seulement la déclaration (le formulaire), mais aussi le paiement de l'impôt ou des cotisations. Exemples : Télétv@, pour la déclaration périodique et le paiement de la TVA, la DUCS (Déclaration Unifiée de Cotisations Sociales) pour la déclaration et le paiement des charges sociales aux URSSAF, ASSEDIC, CAISSE DE RETRAITE, INSTITUTIONS DE PREVOYANCE, CAISSE DE CONGES PAYES DU BATIMENT.
Pour la personne qui remplit le formulaire, "le déclarant", il est nécessaire de saisir les données demandées, le destinataire de ces données, quant à lui, peut les intégrer automatiquement dans son système d'information comme dans les procédures EDI (Echanges de Données Informatisés).
On touche ici aux limites de l'intérêt de l'EFI, pour un déclarant "en nombre", comme les cabinets d'expertise-comptable pour lesquels les EDI sont souvent plus adaptés à la rationalisation de leurs traitements de masse. En revanche, pour les destinataires, on ne compte pratiquement que des avantages à la solution de l'EFI car, bien intégrée dans des routines d'exploitation, elle autorise une automatisation maximale de ses procédures.
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Exemple de formulaire |
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Cliquer sur l' image pour les agrandir |
Comment cela marche ?
L'offreur du service place sur un serveur un formulaire électronique avec les règles de son remplissage. Après identification du "client" (le "déclarant" pour les téléprocédures sociales et fiscales), le formulaire est affiché prêt à être complété par saisie et effectue les calculs automatiques (vous saisissez un salaire, le système calcule le montant de la cotisation correspondante en fonction d'un taux préalimenté ou saisi par vous. Il existe de nombreuses variantes imbriquées).
- Certains services offrent la possibilité de ne compléter que partiellement le formulaire autorisant un complément de saisie lors d'une connexion ultérieure (sans devoir reprendre depuis le début). Une fois le formulaire intégralement complété et validé, le client déclarant obtient en général un certificat justifiant de l'accomplissement de la formalité. Ce "certificat" comporte l'heure précise de validation du formulaire et de sa prise en compte par le bénéficiaire. Il est important de conserver trace de ce "certificat" en cas de litige ultérieur éventuel avec l'offreur du service.
- L'offreur du service reçoit, quant à lui, au moyen d'un EDI un fichier normé contenant les différentes données significatives saisies par le "client" facilement intégrables à ses propres bases de données. Il économise ainsi une ressaisie fastidieuse et onéreuse, et évite les erreurs liées à toute ressaisie. En outre, lorsque le service offert est de qualité, l'offreur gagne en image.
- Les services grand-public, mis en ligne par les administrations, les organismes de protection sociale, tout comme les services marchands de même nature sont, de manière quasi systématique, assortis de la mise à disposition pour le "client" d'un Centre d'Appel Téléphonique (CAT) d'assistance pour pallier aux problèmes de connexion, aux incompréhensions fonctionnelles et parfois même apporter une assistance réglementaire sur la matière traitée.
Ce service considéré comme indispensable est très onéreux à mettre en place car il requiert des ressources humaines compétentes et disponibles. Pour limiter certains coûts (d'assistance principalement), il faut donc miser sur la qualité intrinsèque du produit transactionnel offert (accessibilité, clarté, mode opératoire logique, aide en ligne…).
Les formulaires électroniques présentent d'autes intérêts, à savoir :
- la disponibilité du service sur une plage horaire étendue, souvent en "24/24" et en "7/7" (dimanches et jours fériés inclus);
- avantage inhérent à Internet, la possibilité de délocaliser le lieu de réalisation de la transaction en tous points du globe dès lors qu'il est possible de se connecter au réseau des réseaux !
- la possibilité de consulter les formulaires précédemment complétés (fonction archivage); il bien entendu possible d'imprimer en local le ou les formulaires visualisés.
Combien cela coûte ?
Le coût de votre connexion à Internet (ADSL fortement recommandé).
En résumé
Avantages pour l'utilisateur (le client, le déclarant) :
- Disponibilité du service (plage horaire, jours) ;
- Accessibilité universelle due à Internet ;
- Aide en ligne, Centre d'appel téléphonique ;
- Contrôles en ligne ;
- Déclaration et paiement dématérialisés ;
- Obtention d'un certificat justifiant l'accomplissement de la formalité ;
- Possibilité d'imprimer le formulaire ;
- Archivage des précédents échanges (option) ;
- Pas d'envoi papier et de contraintes postales ;
- Coûts limités à l'accès à Internet ;
- Possibilité d'utiliser le Télérèglement comme moyen de paiement (sûr et gratuit).
>> Voir la fiche"le télérèglement banque de France"
Pour l'offreur du service :
- Image favorable liée aux TIC ;
- Gains de productivité évidents liés à la prise en compte directe des données dans le système d'information, sans ressaisie.
Reste à convaincre les hésitants (sécurité, utilisation des TIC, abandon du papier, nécessaire adaptation organisationnelle…).